¡10 trucos de Notion que seguro no conocías!

¿Quieres aprovechar al máximo una de las mejores apps para gestionar las tareas de tu equipo de trabajo? Toma nota de estos 10 trucos de Notion que seguro no conocías.

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Lectura de 8 minutos
hace 2 meses
¡10 trucos de Notion que seguro no conocías!

¡Guarda este link! Te será de mucha utilidad en tu próximo proyecto.

1. Añade íconos y cabeceras en las páginas

Aunque parezca obvio, ¡es una función genial! Los títulos te servirán para darle contexto al contenido de una página y que todas las personas que entren sepan qué van a encontrar ahí. Por otro lado, los íconos le dan a cada subtarea su propia identidad y aparecen en el favicon del sitio web para saber exactamente en qué estás trabajando.

2. Mueve tareas y subtareas con un clic

Organiza todas tus tareas simplemente sosteniendo el bloque y arrastrándolo con el mouse a donde quieras. También puedes seleccionarlo y llevarlo a la sección que prefieras de tu sidebar.

Otra manera de hacerlo es desde el menú con los seis puntitos que se encuentra del lado izquierdo de tu bloque. Cuando lo selecciones, te aparecerá la opción "Move to" para que elijas la carpeta de destino donde quieres colocar tu subtarea.

3. Cambia el tipo de bloque

Cada vez que creas una página en Notion y presionas enter, se crea un bloque, y cada bloque puede tener las características que tu quieras; es decir: puede ser un título, subtítulo, lista numerada o con viñetas, frase, ¡incluso código!

Para hacerlo, basta con que te coloques del lado izquierdo de tu bloque y des clic en los seis puntitos; luego selecciona la opción "Turn into" para elegir el tipo de bloque que necesites.

¿Prefieres hacerlo con el teclado? Entonces coloca tu cursos en el bloque y teclea el comando /turn para desplegar las opciones disponibles y elegir el que más necesites.

4. Cambia el color de un bloque

¿Quieres destacar algún bloque de tu página en Notion? Una manera de hacerlo es cambiando el color del texto. Solo basta con que te coloques sobre el texto de un bloque y teclees el comando /color (color que prefieras) ¡y listo! Es decir, si quieres que el texto se vea rojo, debes escribir /red. ¿Prefiere verde? El comando será /green:

Esto también aplica para cambiar el callout de un texto, el recuadro de color que aparece de fondo de un texto destacado:

El comando es el mismo, con la diferencia de que deberás escribir la palabra "background" para especificar que se trata del fondo y no del texto: /red background

¡Facilísimo! ¿No crees?

5. Pegar links

Sí. Notion posee funciones muy útiles para tus links que van más allá de simplemente copiar y pegar una URL. Uno de ellos es create bookmark, que lo que hará será "leer" el enlace y crear una tarjeta con información del contenido. Para usarlo copia el link que quieras colocar en Notion y teclea CTRL+V sobre tu bloque. Enseguida verás la opción create bookmark, y cuando la selecciones, aparecerá algo así:

También puedes agregar un link a cualquier texto para que te redireccione a un sitio en específico. Una manera de hacerlo es seleccionando una frase o palabra, elegir la opción "link" en el menú desplegable y pegar el enlace. Pero la opción más rápida es simplemente copiar el link a insertar, seleccionar el texto en Notion y teclear CTRL+V. ¡Eso es todo! Tu nuevo enlace está listo.

6. Utiliza markdown

Markdown es una estructura de texto que permite crear contenido escrito para la web. Es decir hace que el texto sea convertible a HTML. ¿Cómo puedes utilizarlo en Notion? Colócate sobre tu bloque y combina los siguientes comandos: Escribe numerales (#) y espacio para colocar títulos de nivel 1, 2, y 3.

Escribe asterisco (*) y espacio para colocar viñetas o bullets.

Escribe corchetes y espacio para crear una lista de tareas para proyectos que requieren varios pasos.

Escribe número, punto y espacio para crear una lista numerada.

Escribe "mayor que" (>) y espacio para crear un toogle, que no es otra cosa que un bloque comprimido, una especie de acordeón dentro del cual puedes colocar otros bloques.

7. Utiliza números como comandos

Si eres más de teclado que de mouse, y prefieres utilizar comandos mientras trabajas, entonces te encantará saber que en Notion puedes utilizar comandos con números para darle a tus bloques la característica que necesitas.

Sólo debes escribir CTRL + SHIFT + un número. Por ejemplo:

Presionar CTRL + SHIFT + 1 convierte un bloque en un título nivel 1, CTRL + SHIFT + 5 lo hará lista de viñetas y CTRL + SHIFT + 9 transforma tus bloques en páginas.

¿Una gran función no crees? Si quieres saber qué hace cada comando, mantente pendiente porque próximamente te compartiremos una nueva entrada de blog explicando esta característica a detalle. ¡No te lo pierdas! ¿Continuamos?

8. Crea plantillas

Este es uno de nuestros trucos favoritos porque agiliza procesos recurrentes en las empresas como reuniones semanales o también para generar la misma lista de tareas todos los días. El primer paso es crear el formato que quieras replicar en una hoja nueva en Notion. Por ejemplo, para una agenda de reunión, podrías poner el nombre de la reunión, los asistentes que deben estar presentes, puntos a tratar y decisiones tomadas.

Después coloca tu cursor sobre el bloque al final de tu texto y teclea /template button para crear tu plantilla.

No te asustes si enseguida vez un formato de lista, aunque esa es su configuración inicial, puedes modificarla muy fácilmente.

Borra la leyenda "Add a new to-do" y escribe el nombre de tu nueva plantilla. Por ejemplo: Formato de agenda de reunión. Ahora selecciona el texto escrito arriba y arrástralo a la sección Template.

También puedes crear el template primero y llenar la información dentro de esta misma sección.

Cierra el botón ¡y eso es todo! Ahora verás un botón; y si le das clic, enseguida te aparecerá la plantilla con la misma información para que la uses las veces que quieras.

9. Crea y organiza bases de datos

Supongamos que tienes una gran cantidad de información en Notion y necesitas extraer una parte de ella para trabajar en un nuevo proyecto. ¿Cómo puedes hacerlo sin duplicar datos o crear dos documentos idénticos? Simple, con la función database. Lo primero que debes hacer es crear un nuevo documento en Notion y teclear /link sobre un bloque. De las opciones desplegadas, elige la que diga create linked database. Ahora solo debes escribir el nombre del proyecto donde se encuentra la información que quieres colocar en tu nuevo documento. ¿El resultado es demasiado amplio? Filtra la información de acuerdo a lo que estás buscando. En el menú superior, en los 3 puntitos, elige la opción filter y escribe el criterio necesario como por ejemplo: "con fecha de 2020" o "proyectos del mes de abril".

Ahora ya puedes consultar exactamente lo que necesitas sin necesidad de copiar y pegar información o hacer una (innecesaria) nueva versión.

10. Vincula documentos

Es muy común que entre las respectivas áreas de una empresa, sea necesario compartir o intercambiar archivos para realizar las tareas correspondientes. Y en Notion es posible vincular documentos sin necesidad de pegar links o entrar en las respectivas secciones de otros departamentos.

Para vincular archivos, deberás crear una tabla colocándote sobre un bloque y tecleando /table.

Después agrega un campo de relación desde donde podrás insertar la información que necesitas.

Puedes agregar tantas bases de datos como quieras y relacionarlos entre sí para tener tus proyectos organizados y en orden. ¿Qué opinas? ¿Te gustaron estos trucos? ¡Sabíamos que te sería de mucha utilidad! Pero si quieres ver todas estas funciones en la práctica y dominar Notion a la perfección, corre a EDteam e inscríbete al curso: "Equipos super productivos con Notion" Completamente en español y con muchos ejemplos para que te vuelvas un experto en esta app que nos ha salvado la vida en cuarentena.

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Amanda Silva

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