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Contabilidad básica para emprendedores y freelancers

Contabilidad para emprendedores

Uno de los procesos a los que menos importancia damos cuando estamos iniciando un emprendimiento o a ser freelance es la administración del dinero y el registro de los movimientos financieros.

Es un error grave que nos puede llevar a un desorden financiero tan fuerte que podría generar problemas serios. Incluso podrías tener problemas con bancos o entidades financieras, y recuerda, ellos nunca pierden.

Pero este proceso puede ser muy sencillo al inicio sin contratar a un contador (alguien que a medida que vayas creciendo financieramente vas a tener que contratar sí o sí), y solo necesitamos conocer algunos conceptos contables básicos.

Activo: Es todo lo que tu tienes sin importar si lo debes o no. Ej.: Tu escritorio, tu computador, tu silla de gamer. Todos esos son tus activos, no importa si los acabas de comprar y los sacaste con un crédito. Obviamente también están las cuentas bancarias y lo que tengas en efectivo (no hay que confundirlo con las ventas, solo es lo que hay en el banco o en tu caja).

Pasivo: Es todo lo que debes. Aquí van todas las deudas. Hay que tener cuidado, no hay que confundir los gastos con las deudas. De eso hablaremos más adelante.

Patrimonio: Es la diferencia entre Activos y Pasivos. Entonces la fórmula es: Activo - Pasivo = Patrimonio. Por lo tanto tu patrimonio es lo que tu tienes y no le debes a nadie.

Los tres conceptos anteriores son los conceptos que se forman un Balance General. Estos conceptos van mucho más en detalle y desglosados, pero no nos vamos a complicar por ahora.

Ahora, necesitamos saber cuales son las ventas realizadas y los gastos que se generan para poder trabajar:

Gastos: Es todo lo que debes pagar para que tu puedas trabajar o para que tu emprendimiento pueda trabajar. Debo aclarar que contablemente hablando existe una división más precisa entre costos y gastos, pero por ahora como estamos iniciando vamos a llamar a todo: gastos. Ejemplo, la energía eléctrica, el agua, el internet, el teléfono, tu salario (cuidado, tu salario no es la utilidad que vas a obtener de un proyecto, es lo que vas a cobrar para subsistir), el salario de tus colaboradores, etc.

Ingresos: Es el valor que tu cobras por los proyectos o servicios que ofreces. Ejemplo: Cobras por el mantenimiento de un sitio web, el valor que cobras es el ingreso. También existen otros ingresos que pueden ser ocasionales, por ejemplo, tienes un canal en youtube y google te paga un dinero cada X visitas y cada clic en la publicidad que sale en tus videos. Sin embargo ese ingreso de youtube no es tu principal ingreso, por eso es ocasional. Otro ingreso ocasional son los intereses que ganas por tener dinero en los bancos, puede ser mínimo, pero es un ingreso.

Los dos conceptos anteriores nos generan un informe llamado Estado de resultados. Este informe nos dice si estamos ganando o perdiendo dinero.

Muy bien, ahora vamos a hacer un ejercicio para hacer nuestro balance inicial:

Activos:

  • Caja:$100
  • Bancos:$0
  • Computador:$1.000
  • Escritorio:$100
  • Total Activos:$ 1.200

Pasivos:

  • Crédito del computador:$1.000
  • Préstamo de mis padres: $50
  • Total Pasivo: $ 1.050

Patrimonio:

  • Capital: $ 150
  • Total Patrimonio: $ 150

Siempre se debe revisar que Activo - Pasivo = Patrimonio. Revisemos: Activo: 1.200 - Pasivo: 1.050 = Patrimonio: 150. Perfecto, el balance cuadró.

Aquí se puede deducir que nuestro patrimonio está representado en $100 que está en caja (efectivo) y medio escritorio, porque el otro medio se lo debes a tus padres, jaja.

Por último vamos a hacer un ejercicio de una Venta:

Ejemplo: Vendemos a nuestro cliente un sistema de facturación. Por ahora no estamos obligados a declarar renta ni a cobrar impuestos como el impuesto al valor agregado de las ventas (IVA, IGV, etc). Sin embargo, nuestro cliente si puede hacernos retención en la fuente (por lo menos en Colombia se hace esa retención que es un anticipo a la declaración de renta). El valor que cobramos fue de: $1.000 y para poder hacer este sistema gastamos en energía eléctrica, internet, y le pagamos a un colaborador para que nos apoyara. Así que vamos a ver cómo nos va haciendo el registro contable.

Primero registremos la venta:

  • Ingresos:$1.000
  • Retención 3.5%: $35
  • Entra a Caja: $965 <-- Este es el valor que recibimos neto.

Ahora registremos los gastos:

  • Energía:$40
  • Internet:$150
  • Sueldo mio:$400
  • Sueldo auxiliar:$200
  • Sale de caja:$790

Por último, vamos a pagarle la deuda a nuestros padres para que no nos molesten más y pagamos una cuota del pc:

  • Cancelamos prestamo:$50
  • Abono a cuota del pc:$100
  • Sale de caja:$150

Ya tienen los registros, pero y ahora cómo quedan nuestro balance y estado de resultados? Bueno revisemos. Comencemos con el estado de resultados:

Ingresos:

  • Ventas:$ 1.000
  • Total Ingresos:$ 1.000

Gastos:

  • Sueldos:$600
  • Energía + Internet:$ 190
  • Total gastos:$ 790

Con el anterior estado de resultados podemos decir que tenemos una utilidad de: $ 210, que es la diferencia entre ingresos y gastos. Esa utilidad ahora hace parte de tu patrimonio, veamos el balance general:

Activos:

  • Caja:$125 <-- Nuevo saldo de caja luego de registrar el ingreso neto, los gastos y los pagos.
  • Bancos:$0
  • Computador:$1.000
  • Escritorio:$100
  • Total Activos:$ 1.225

Pasivos:

  • Crédito del computador:$900
  • Anticipo de impuestos:(-$35) <-- Recuerdan la retención que nos hicieron?*
  • Total Pasivo:$ 865

*Nota:  Bueno, está en negativo ya que es un anticipo a un impuesto que aún no hemos generado. Pero no nos confundamos mucho, entendamos que es un anticipo de impuestos y es un pasivo que está en negativo.

Patrimonio:

  • Capital:$ 150
  • Utilidad del ejercicio:$ 210
  • Total Patrimonio:$ 360

Revisando nuestro balance: 1225 - 865 = 360.

Perfecto! cuadra a la perfección.

Lo más importante de todo, incluso antes de hacer nuestros balances y estados de resultados es llevar un registro de todos los movimientos que realices. Cualquier gasto y cualquier ingreso que tengas, regístralo para que más adelante puedas tener un informe de cómo te está yendo en tu emprendimiento o estado de freelance.

¿Qué te parece este post? ¿Te gustó? ¿Qué otros ejemplos quieres que hagamos?

Chao.

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