En nuestra mente pasan muy buenos proyectos y por muchos factores (o excusas) no se materializan en la vida real, déjame enseñarte un método para poder organizar tu agenda y cumplir con esos proyectos que tanto anhelaste hacer.
Yo sé que al estar leyendo este blog, puedas tener en mente mil cosas pendientes por hacer y seguramente estés procrastinando un poco porque sabes que debes hacer mucho, pero sigue leyendo para que después te inspires a entrar en acción.
Ese portafolio, esa página web, aquel programa que me iba a ayudar a automatizar mis tareas, ese script que tenía en mente para gestionar mis finanzas personales, etc. Muchos son los proyectos que pensamos serían muy útiles pero nunca los hacemos realidad.
Apuesto a que hasta este punto, ya estás pensando en aquello que ya lleva semanas (o meses) en los archivos de tu computadora y no lo terminaste. Descuida, todos pasamos por ello, pero eso no quiere decir que no sea momento para entrar en acción y materializar nuestro sueño, sé que es difícil pero te brindaré un método de tres pasos (ROA) que te ayudará a organizar tus pendientes y la meta se vuelva alcanzable.
¿Para qué un método de productividad?
Pues es muy importante si de verdad quieres ponerte serio y hacer lo que prometiste terminar, es muy importante que hagas ese análisis de consciencia y te preguntes sobre la importancia de tus proyectos en la vida. Si lo pensaste y consideras que no son importantes, puedes terminar aquí tu lectura, sin embargo, yo sé que deseas trascender y hacer algo más grande por ti, más que solo ser un simple espectador y ver como otros cumplen lo que se proponen.
Un sistema de productividad te ayuda a organizar tus ideas, liberando estrés y presión. Así también, al tener todo organizado, puedes medir tus resultados y crear planes de acción para alcanzar tus metas y objetivos. Es por ello, que necesitas un método de productividad, así que te brindo estos tres pasos sencillos y prácticos para organizar tus proyectos.
1. Reune
“Acumula todas las ideas, proyectos o tareas del día a día en un contenedor”
Antes que nada, es importante definir que tu cerebro NO es un contenedor. Tu cerebro es uno de los órganos más importantes de tu cuerpo, está diseñado para procesar pensamientos y crear ideas, así que no dediques su energía en memorizar las cosas.
Un contenedor puede ser de dos tipos: físico, como un cuaderno o digital como una aplicación de teléfono o web. A lo largo del día, las ideas nuevas o pendientes fluyen, pero así mismo como vienen, así también se van. Es necesario que materialices esos conceptos en un cuaderno o aplicación para que lo puedas tener presente.
Por lo general, yo ocupo los dos tipos de contenedores, mi cuaderno lo ocupo para tareas personales, como la lista del super, cosas por hacer en casa, etc. y mi contenedor digital lo ocupo para actividades profesionales como proyectos o tareas de mi trabajo.
2. Ordena
“Toma lo que reuniste durante el día y colócalo en el lugar relevante”
Una vez has reunido todas las ideas o tareas pendientes en un contenedor, es momento de organizarlas. Para ello debes definir qué es lo que has anotado y dividirlo en tres categorías.
- Un evento: Los eventos son acontecimientos que tendrán lugar a cierta hora en específico, como por ejemplo una reunión, una llamada de ventas, un evento presencial, etc. Este tipo de ideas se plasman en un calendario (digital o físico) tienen una hora de inicio y final.
- Una tarea: Es una acción pendiente que necesita ser completada a una fecha específica. A diferencia de los eventos, las tareas crean un “producto terminado” que puede medirse, no tienen fecha de inicio y no deben de comenzarse inmediatamente, sin embargo si tienen fecha de entrega y eso te obliga a brindar un sentido de urgencia para comenzar.
- Un recordatorio: Estas ideas no tienen relación con el tiempo, pero son muy importantes para tener en cuenta, como por ejemplo, que un cliente sea alérgico a un tipo de comida, que un empleado tenga un permiso especial los miércoles, etc.
Esta segunda parte de nuestro método de productividad, no nos debe de llevar más de 10 minutos, debe ser algo sencillo y realista que nos haga enfocar en lo más importante para poder hacerlo y tener esa satisfacción sobre ello.
En mi caso, yo utilizo las herramientas de Google para organizar mis ideas, uso Calendar para los eventos, Tasks para mis tareas y Keep para los recordatorios importantes. Me gusta por su simplicidad y la sincronización entre servicios, pero tú puedes usar lo que te haga sentir cómodo, al final son tus proyectos los que están en juego.
3. Actua
“Realiza las actividades que planeaste”
Nosotros no actuamos muchas veces debido a la búsqueda de la perfección, no excusamos en el tiempo y la planeación que necesitamos para hacerlo, falta de dinero o de desconfianza en nosotros mismos.
Hubiera querido ser ese gurú que te iba a vender la fórmula mágica para que todas tus metas se realizaran sin ningún esfuerzo de tu parte, pero no es así, no hay otro truco ni fórmula para realizar las cosas, sino más que el actuar.
Sin embargo, te puedo brindar lo que yo hago para que tú puedas emprender vuelo y acabar con esos pendientes.
- Anota todo, establece metas SMART en las que te preguntes “qué, cómo, para, por qué, cuándo” y así mismo el progreso de tus tareas.
- Establece el hábito y la rutina de actuar. No es necesario crear el siguiente Facebook de la noche a la mañana, pero lo que sí puedes hacer es terminar aquellos tres íconos para la página web. No se trata del tamaño de la tarea, sino de la consistencia y la disciplina que aplicas cada día.
- Enfócate en lo más importante, recuerda que debes anotar todo y fijar metas, así que lo que harás es escribir: Dos tareas obligatorias y cinco tareas secundarias, que deben cumplirse en el día. Así te esfuerzas por tener algo ya realizado y eso será lo de mayor prioridad.
- Compénsate por metas alcanzadas. Los excesos son malos y trabajar todo el tiempo te quemará, date un descanso, sal y diviértete, celebra tu progreso y sigue adelante.
- Busca un mentor, de esta forma tú puedes rendirle cuentas a alguien externo y sentirás más presión para cumplir tus tareas. Busca a alguien que te brinde feedback constructivo y te inspire a mejorar cada día.
Espero haberte ayudado, déjame saber en los comentarios si te sirvió esta lectura y cuéntame, ¿En qué proyectos empezarás a trabajar esta semana?