Asana y Trello son dos de las herramientas de gestión de tareas y proyectos más usadas y conocidas en el mundo. En EDteam hemos usado ambos en el proceso de elegir la herramienta adecuada y quiero contarte las ventajas y desventajas de cada una, así como cual elegimos finalmente y por qué. Espero que nuestra experiencia pueda ayudarte también.
Asana
Asana (asana.com) es un gestor de tareas y proyectos que busca no solo ser un tasklist sino un centro de comunicación y organizacón del equipo. Asana se organiza a través de equipos, proyectos, tareas y conversaciones.
Ventajas de Asana
- Manejo global. No se necesita crear un proyecto para empezar a añadir tareas (como en otras aplicaciones). Hay un botón en la parte superior que permite agregar tareas, proyectos o conversaciones donde sea que estés. Incluso puedes instalar esta extensión para el navegador para agregar tareas desde fuera de Asana.
- My tasks, Inbox y Dashboard. My tasks organiza todas tus tareas por proyecto, fecha u otros criterios. Inbox es un centro de notificaciones que te avisa si te han respondido un comentario, completado una tarea que asignaste o de la que eres seguidor. Y dashboard te muestra un resumen de los proyectos que elijas, así de un vistazo sabrás cuales están estancados, cuales van bien, etc.
- Subtareas ilimitadas. Puedes crear ilimitados subniveles de tareas y asignar cualquier subtarea a usuarios especificos.
- Ver lo que hace tu equipo. Puedes ver todas las tareas de cada miembro de tu equipo a través de todos los proyectos.
- Económico. Puedes usar Asana gratis o puedes empezar a pagar 7.5 al mes por usuario. Para equipos grandes el precio sube.
Desventajas de Asana
- Curva de aprendizaje. Hay que tomarse un tiempo para entenderlo, al inicio puede ser confuso ver tantas opciones y encontrar el mejor flujo de trabajo.
- Atajos de teclado. Se agradece que una aplicación incluya atajos pero los de Asana no son los mejores. Por ejmplo, agregar una tarea es
TAB Q, buscar esTAB /y así. Incluso algunos atajos de su documentación nunca me han funcionado. - No se puede filtrar dentro de proyectos. Es muy chevere que Asana tenga una visión global pero si estoy dentro de un proyecto y quiero ver todas las tareas (solo de ese proyecto) asignadas, digamos, a Alexys Lozada, no hay forma. Puedo ir al perfil de Alexys y dentro buscar el proyecto pero son pasos extra. Lo mismo para las etiquetas.
- No se puede cambiar el tipo de proyecto Puedes crear proyectos de lista o de tablero, lamentablemente no hay forma de convertirlos después de creados.
- Te pide pagar de 5 en 5. Es decir, si tienes solo 7 usuarios debes pagar por 10, una tontería realmente. Sin embargo, puedes añadir invitados (que no pagan) y que tienen la misma funcionalidad de un usuario regular. Asi que en teoría podría ser una ventaja, dependiendo de como se mire.
Trello
Trello (trello.com) es una aplicación creada por Frog Creek y comprada recientemente por Atlassian por 425 millones de dólares para integrarla con sus productos para desarrolladores como Jira, Bitbucket, Hipchat, entre otros.
En Trello todo ocurre en los tableros, que son espacios donde podemos trabajar junto con un equipo en tareas de un proyecto (un tablero puede corresponder a un proyecto o tener varios tableros para áreas especificas de un proyecto), por lo que en Trello no encontrarás la opción de crear proyectos, solo tableros.
Cada tablero tiene listas (columnas verticales) y tarjetas dentro de ellas que pueden arrastrase de una lista a otra para representar su avance. Al hacer clic en cada tarjeta accedes a información extra como un hilo de comentarios, checklists (subtareas), agregar archivos, etc. Mi flujo de trabajo favorito en Trello es el siguiente:
- Recursos
- Ideas
- Pendientes
- Siguientes
- En proceso
- Necesita ayuda / Revision
- Completado
Ventajas de Trello
- Es muy intuitivo, basta que entiendas que son los tableros, las listas y las tarjetas y es todo. En pocos minutos te mueves a tu gusto en Trello.
- Es muy veloz.
- Atajos de teclado. Creo que esta es una de las killer features de Trello, una vez que conoces los atajos (de una sola tecla) tu productividad se dispara y tareas como buscar tableros, asignar tarjetas, filtrar por tags, etc. son solo presionar una tecla.
- Actualizaciones constantes. Una mirada a su blog nos muestra que trabajan muy duro en mejoras e integraciones. De hecho acaban de sacar una aplicación de escritorio.
- Muchas integraciones con terceros. Sus famosos power ups, no los he contado pero deben ser más de 30, eso es bastante.
- Se puede asignar una tarea a más de una persona.
Desventajas de Trello
- Todo se organiza en tableros. Cuando el equipo y los proyectos crecen, los tableros juegan en nuestra contra. Por ejemplo, para asignar una tarea hay que primero pensar a que tablero corresponde, buscarlo, entrar en el y recien asignar la tarea.
- No tiene etiquetas globales. Nuevamente el problema de los tableros. En cada tablero debes definir especificamente tus etiquetas.
- Costoso y sin prueba gratuita. Seguro estás pensando: “Trello es gratis”. Sí, pero en un escenario empresarial siempre pensamos en escalar. Por ejemplo, Slack, en EDteam empezamos como usuarios gratuitos de Slack y ahora pagamos por todo el equipo y estamos contentos (sabíamos que tarde o temprano tocaría pasar por caja). Si bien 10 dólares al mes por usuario (el costo de Trello) no es que sea un ojo de la cara, aplica si haces un pago anual adelantado. Si deseas pagar mes a mes es $12.5. Está bien, podríamos pagarlo, pero me incomoda que no tenga una prueba gratuita del servicio pagado. Quiero saber que tal es, experimentar las mejoras yo mismo antes de decidirme a pagar. De hecho, tuve que pagar para probar Trello Business Class y no quedé contento. Por suerte se puede solicitar un rembolso.
- Sus power ups dejan que desear. Por ejemplo, agregué el power up de Github a mi tablero de EDgrid pensando que al abrirse nuevos issues se abrirían automáticamente nuevas tarjetas en Trello, pero solo me permitía agregar issues dentro de tarjetas manualmente (y sí, navegando entre todos los repositorios de mi cuenta y una vez dentro eligiendo el issue). Se me hace más práctico pegar el link y ya.
Otras herramientas que probamos en el camino
- Basecamp
- Zoho Projects
- Todoist
- Wunderlist
- Workflowy
- Todobot
- Busybot
¿Cuál usamos en EDteam?
Aquí no hay un ganador, solamente la aplicación que se acomode mejor a tu equipo, pues todas tienen sus ventajas y desventajas. Después de evaluarlo (incluso pagar por Trello Business Class solo para probar que tanta mejora había como usuario de pago), hemos decidido quedarnos con Asana (de hecho lo usamos todo lo que lleva el 2017), lo tenemos integrado con Gitlab, Github y Slack y es muy cómodo agregar tareas desde Slack o asignar tareas al equipo sobre la marcha sin preocuparme de definir un proyecto o tablero (como en Trello), simplemente escribir, por ejemplo: Notificar descuento a los estudiantes asignar a Juan Carlos y meterme de nuevo el telefono al bolsillo. A él le llega una notificación en Slack y en Asana y cuando la completa me llega una notificación por ambos canales también. No es perfecta, a veces me hace renegar pero creo que por sus puntos buenos vale mucho la pena.
¿Qué herramienta usan en tu equipo o qué herramienta usas para tus tareas personales? Coméntalo para compartir experiencias.