La guía definitiva para la gestión del tiempo

¿Sientes que no te alcanza el tiempo? Es muy probable que sí. La vida actual es muy rápida y todos tenemos la sensación de vivir corriendo de un lado a otro sin descanso y ´pensamos que el día debería tener al menos treinta horas para que nos alcance. A veces hacemos intentos desesperados, y tontos, para ganar más tiempo como robárselo a nuestras horas de sueño. ¡Es terrible! ¿Por qué cada vez que sentimos que el tiempo no nos alcanza creemos que privarnos del sueño es una buena idea? ¿Estás seguro que no hay otras cosas, en lugar de dormir, que puedes dejar de hacer para ganar tiempo? La estrella del basketball, Lebron James contó en un podcast que duerme 10 horas diarias. Y si un día no lo consigue debe dormir durante el día las horas restantes para recuperarse. ¡Uno de los mayores deportistas de la historia duerme 10 horas! ¡Y tú creyéndote un héroe por robarle horas al sueño!

If LeBron James Needs Rest and Recovery, You Probably Do Too

El punto es que sentimos que el día no nos alcanza. Pero ¿te has puesto a pensar que todos tenemos la misma cantidad tiempo? Desde el mendigo al millonario, el niño y el gerente de un banco, el jardinero y el presidente de una nación. Todos tienen veinticuatro horas independientemente de su nivel de responsabilidades y cantidad de trabajo. No puedes ahorrar tiempo, no puedes tener una boveda en el banco con mucho tiempo para utilizar cuando te falte, menos invertir tiempo para tener más tiempo. ¿Entonces como un presidente, un gerente o un millonario logran hacer tanto en las mismas 24 horas mientras a nosotros no nos alcanza tiempo ni para ir al gimnasio?

Hace unos días mis hijos pusieron una película en la TV. Se divertían tanto que me sentí tentado de pasar ese momento en familia así que me senté con ellos un par de horas. ¿Cuándo fue la última vez que hiciste algo así? Es decir, dedicarle tiempo a algo que querías hacer con muchas ganas. Ver una película, salir a pasear, ir al gimnasio, una reunión con amigos, un viaje, etc. A lo que quiero llegar es que cuando realmente REALMENTE quieres hacer algo encontrarás el tiempo. Piénsalo, cuando tu deseo es lo suficientemente fuerte vas a encontrar el tiempo para realizarlo.

Entonces el tema no es como gestionar el tiempo, porque todos tenemos veinticuatro horas diarias. Mientras estas mirando los últimos chismes en redes sociales, Elon Musk está construyendo el futuro o Bill Gates está donando millones para luchar contra el hambre o la falta de agua. El tiempo es el mismo, lo que cambia es como lo usan y en qué. Así que no se trata de administrar el tiempo, porque el tiempo es el mismo para todos, se trata de administrar tus prioridades para dedicarle tu tiempo a las cosas correctas.

Cambio mental

Lo primero que debes hacer para ser dueño de tu tiempo es un cambio mental: dejar de actuar como si el tiempo te sobrara. Tenía un amigo que decía que era joven y debía divertirse, entonces salía a emboarracharse todos los fines de semana, tanto que no podía dar dos pasos seguidos. Actuaba como si tuviera todo el tiempo del mundo. Entonces decidí que no quería un amigo así y me alejé para siempre. Hoy tengo mi propia empresa y él sigue publicando fotos de cerveza en redes sociales, mientras pelea con su pareja la custodia de sus hijos. No es una vida que quisiera vivir. Sin embargo, el tiempo fue el mismo para los dos y tuvimos diferentes resultados. Simplemente decidimos usar nuestro tiempo en cosas diferentes.

El problema es que crees que tienes tiempo. - Buda

Ya quedó claro que no tenemos tiempo. Es decir, lo tenemos pero no podemos controlarlo, ni ahorrarlo ni invertirlo. Entonces la administración del tiempo no consiste en gestionar el tiempo como tal sino usarlo efectivamente y en las cosas correctas. Por lo tanto, para ser dueño de tu tiempo, lo primero es cambiar tu actitud mental hacia él. Dejar de vivir como si te sobrara el tiempo. Para iniciar tu cambio mental te invito a realizar los siguientes ejercicios:

1. Agradece por lo que tienes

Mucha gente gasta tiempo quejándose de lo que no tiene en lugar de disfrutar lo que ya tiene: su familia, su casa, su salud, su trabajo. Eres afortunado, mucha gente no tiene lo que tú. Agradecer por lo que tienes, en silencio, pero con una reflexión sincera cambiará tu actitud hacia la vida. No confundas esto con conformismo, sino con tener los pies bien puestos en la tierra para ir por tus sueños.

Contemplo estupefacto que gran parte de la gente gasta más tiempo en hablar de sus problemas que en resolverlos. - Henry Ford

2. Define las prioridades en tu vida

Como dije antes, tenía un amigo en cuya escala de prioridades divertirse y tomar cerveza con amigos tenía un valor más alto que su familia y el trabajo (llegaba borracho a casa y al trabajo destruyendo esas relaciones). Obviamente es una receta para el desastre así que decidí que no quería un amigo así y me alejé para siempre.

También tuve un empleado cuya escala de prioridades era el dinero y fama antes que hacer un buen trabajo. Otra receta para el desastre. Me suplicaba constantemente dictar cursos en EDteam que no estaban en nuestros planes, pero ante su insistencia yo cedía. Esos cursos le daban dinero y fama porque luego se pavoneaba diciendo que era el profesor con más cursos en la empresa. Pero los cursos y su trabajo no tenían la calidad deseada. También robaba artículos de otros autores para hacerlos pasar por suyos y dar la apariencia de saber mucho. En resumen, el día que lo boté se fue robándonos dinero y amenazándonos con hacer pública información privada de la empresa si no le pagábamos más todavía. Pudo conseguir mucho con nosotros pero su escala de prioridades estaba de cabeza.

El punto es que si tu escala de prioridades no es la correcta ninguna de tus decisiones serán correctas y pasarán los años y no entenderás porque otros tienen resultados en su vida mientras que tú no. Si quieres que el tiempo cuente, define tus prioridades.

3. Ten metas a mediano y largo plazo

La rutina es como un remolino que nos arrastra haciendo todos los días lo mismo, sin escapatoria, como un hamster corriendo en su rueda pero que al bajar se da cuenta que está en el mismo lugar. Yo fui diez años profesor de colegio, en ese tiempo viví atrapado en una espiral, mi sueldo casi no había aumentado y nunca sentí que se me valorara de verdad como empleado. A los 30 años le dije adiós a todo y comencé mi propia empresa. Al fin tenía un rumbo en mi vida, una meta por la cual esforzarme, no fue fácil, tarde años en que la empresa sea rentable, pero al menos tenía una luz al final del túnel.

" Quien tiene un por qué por el cual vivir, puede soportar cualquier cómo." - Friedrich Nietzsche

Cuando no había qué comer yo trabajaba más duro mientras mi esposa me reclamaba que no había dinero en casa. Siempre le decia que el dinero iba a llegar y que iba a llegar en cantidad, y un día llegó. Por ejemplo, mi mamá ahorró por muchos años para ver su casa construida, aguantó carencias y se privó de cosas que quería por un deseo mayor. ¿Cuál es ese deseo mayor que hace que cada uno de tus días cuente?

4. No eres eterno

Quien no ha querido un momento más con una persona querida que ya no está, porque haya fallecido, porque se haya ido de viaje o porque el evento que nos unía terminó (como un EDcamp). ¿Que padre no ha visto con nostalgia a sus hijos crecer recordando cuando eran pequeños? Si aún eres joven no serás joven siempre, con el tiempo vendrán las arrugas, las canas y comprenderás las cosas que te decían tus padres. El punto es que debes recordar cada día que nada ni nadie es eterno y que debes aprovechar las cosas que valoras antes que se vaya la oportunidad.

"Recordar que vas a morir es la mejor forma que conozco de evitar la trampa de pensar que tienes algo que perder" - Steve Jobs

5. El tiempo es dinero

Mucha gente repite esta frase porque suena muy importante, pero ¿de verdad vives como si creyeras que el tiempo es dinero? La mayoría no. Imagina que todo el día viniera gente a sacar dinero de tus bolsillos. No te sentirías muy bien. Si cambias tu mentalidad y de verdad de verdad de verdad vives convencido de que el tiempo es dinero, vas a valorarlo. Cada pérdida de tiempo, cada conversación innecesaria, cada minuto perdido en facebook te va a doler.

Tu tiempo es limitado, así que no lo desperdicies viviendo la vida de otra persona. - Steve Jobs

Consejos para empezar a organizar tu tiempo hoy mismo

Como viste siempre debes comenzar por el principio, por la raíz. Darte consejos o tips sobre gestión del tiempo sin haber comprendido los principios es como ponerse una vendita para sanar una fractura. A menudo la gente quiere la receta rápida y luego se queja de que no funciona. Es que jamás va a funcionar si no comienzas por las raíces. Ahora que conoces las raíces de la gestión del tiempo: el cambio mental, vamos a los consejos y pasemos a la acción.

Si naciste pobre no es tu culpa. Si mueres pobre sí lo es. - Bill Gates

1. Sé organizado

Una vez debía ir a una entrevista de trabajo muy importante. Estaba preparado y tenía mis cosas listas. Pero justo antes de salir noté que no encontraba las llaves de la casa. Busqué en todos los lugares probables y nada. En minutos estaba volviendo la casa de cabeza mientras odiaba al mundo. Más de media hora después, cuando era obvio que había perdido el empleo las encontré en el bolsillo de un pantalón en el cesto de ropa sucia.

¿Te suena familiar? ¿Cuántas cosas has perdido por no ser organizado? En un colegio en el que fui profesor, un estudiante que años atrás había terminado, solicitó su certificado de estudios. Tuvieron a dos personas durante una semana buscando entre cajas y almacenes los documentos del muchacho. Dos personas, con un salario, dejaron de hacer su trabajo por algo que debía tomar menos de cinco minutos.

El punto es que organizarse, poner las cosas en su lugar, tener hábitos correctos es la mejor manera de tener más tiempo. El tiempo que crees ahorrarte hoy, lo pagarás con intereses en el futuro. Por ejemplo, si eres programador, ese hack o ese código que no comentaste te hará perder horas o días cuando quieras escalar el proyecto. Si eres diseñador, ese gráfico que nombraste como aasda.psd según tú para ganar tiempo te costará minutos u horas buscándolo meses después cuando lo necesites.

"El tiempo que crees ahorrarte hoy, lo pagarás con intereses en el futuro." - Álvaro Felipe

2. Organiza tu día

Así como organizas donde pones tus llaves, tus documentos, tu ropa o tu información, también debes organizar cada uno de tus días. Eso te ayudará a que cada día cuente. Aquí algunos consejos:

• Acaba el día definiendo las tareas de mañana. ¿Qué cosas que estabas avanzando hoy no terminaste y debes continuar mañana? ¿Qué plazos se vencen al día siguiente y debes darles prioridad? Intenta no te quedarte enumerando tus tareas sino reflexiona cómo las vas a realizar. Planificar el día siguiente te ayuda a dormir mejor, te da paz y te quita el estrés (una de las mayores causas de imsomnio).
• Divide tu día en bloques de horas Seguro recuerdas que en el colegio nos daban horarios para las materias. A las 8 matemáticas, a las 9 lenguaje, a las 10 historia, a las 11 recreo. De alguna manera nuestro día estaba planificado. Pero de adultos viene el caos, ¿qué te toca hacer a las 9? ¿y a las 10? No es necesario que escribas un horario super detallado porque perderás mucho tiempo, pero al menos realiza una planificación general. Por ejemplo: 6 a 7, gimnasio. 7 a 8, desayuno. 8 a 10, revisión de proyectos. Este plan no está escrito en piedra, puede modificarse, pero es un punto de partida para que tu día tenga sentido y el tiempo no se te vaya como agua entre los dedos.
• Usa un calendario y revísalo cada día Todos tus eventos deben estar en un calendario, de preferencia una aplicación en el teléfono. Mucha gente dice: Sí, nos vemos el lunes pero no lo anota en ninguna parte. ¿Qué fuerza del espíritu te va a recordar el lunes que tienes esa reunión? Luego estarás en otras tareas y recibirás una llamada: ey, te estamos esperando y debes cortar con lo que estabas haciendo y salir corriendo a esa reunión, sin alistarte bien, de improviso. Horrible. En tu calendario deben estar solo los eventos, es decir, esas citas con hora, fecha y lugar determinados. No tus tareas. Así de un vistazo a tu calendario cada noche podrás saber lo que te depara el día siguiente.
• Planifica el ocio y entretenimiento Laura Vanderkam en su libro Lo que hace la gente exitosa antes del desayuno , comenta que sentimos que los fines de semana no nos alcanzan porque no los hemos planificado. Y que la gente no los planifica porque les parece antinatural, sienten que el fin de semana es para andar en calzoncillos mirando la tele no para planificar. Sin embargo, planificar nos ayuda a disfrutar el tiempo libre.

3. El multitasking es una farsa

El multitasking es un engaño en el que yo caí por mucho tiempo. Me enorgullecía creyendo que podía hacer muchas cosas a la vez y que era más productivo que el promedio. Pero la verdad es otra: el multitasking es la excusa de quienes no son capaces de enfocarse en algo. La verdadera habilidad para hacer que las cosas sucedan es el enfoque, hacer una sola cosa con tus cinco sentidos, conectándote completamente con ella.

Hay dos ténicas que me gusta aplicar para crear este enfoque:

• La técnica de los cinco minutos. Consiste en dedicarte solo cinco minutos a una tarea (solo una). ¿Por qué funciona? Porque engañas a tu cerebro, cuando piensas en una tarea compleja tu cerebro se estresa pensando en que no la podrás acabar y eso se convierte en procrastinación. Pero cinco minutos no suena a mucho así que puedes empezar esa tarea que siempre postergas diciéndote a ti mismo: vamos, son solo cinco minutos. Muy probablemente al terminar esos cinco minutos te sientas con energía para ir a los seis, siete, diez, veinte, y eventualmente la tarea se habrá completado. Quizás no de tirón sino en varios días, pero es mejor que postergarla eternamente.
• Los bloques de tareas Consiste en trabajar enfocado en bloques y tomarse un descanso entre ellos para recuperar energía y enfoque. Por ejemplo, si tienes que hacer muchas llamadas telefónicas prepara tu entorno para hacer todas las llamadas sin que nada te interrumpa. Una vez termines te tomas un descanso y luego pasas al siguiente bloque de tareas. Si la tarea es muy grande y no la puedes hacer en su solo bloque divídela. Algunos usan una variación de este método llamado Pomodoro que viene de los relojes de cocina. En esencia es lo mismo, lo importante es que en cada bloque seas lo más productivo posible. La duración del bloque dependerá de la tarea.

4. Compra tiempo

Uno de los mayores trucos para tener más tiempo disponible es comprarlo. Seguro dirás Eso es imposible, tú mismo has dicho que todos tenemos 24 horas. Sin embargo, si tienes un empleo estás vendiendo tu tiempo. Si contrato un asistente estoy comprando tiempo porque él se encargará de realizar algunas tareas por mí liberándome de ese tiempo.

Comprar tiempo no siempre significa contratar a alguien, puedes delegar una tarea en un compañero que es mejor que tú en esa área.

También puedes comprar tiempo invirtiendo en lo siguiente:

• Herramientas tecnológicas:

  • Gestores de contraseñas
  • Almacenamiento en la nube
  • Generadores de atajos de teclado

• Estudiar por internet

  • En EDteam puedes aprender a programar, diseñar y crear tu propia empresa. Y los profesores te transmiten en unas horas el conocimiento que a ellos le tomó años dominar. Que mejor forma de comprar tiempo.
  • Además como EDteam es completamente por internet puedes ahorrarte el tiempo de traslado a la universidad/instituto (ida y vuelta).

• Trabaja desde casa

  • La persona promedio gasta cuatro horas diarias en movilidad. Es decir, media jornada laboral. Mejor dicho, si trabajas doce meses, pasarás seis meses extra en el tráfico. ¿Te parece un buen negocio?
  • La tecnologia permite trabajar desde cualquier lugar. EDteam es la única plataforma de educación 100% remota. Pero también hay otras empresas como Invision, Gitlab, Automattic, Doist, etc. o puedes ser freelance y acceder a proyectos de todo el mundo sin salir de casa.

5. Aprende a decir NO

Hay una frase que dice que el secreto del fracaso es querer complacer a todo el mundo. Y es una gran verdad. Muchos tienen miedo de decir que no porque los demás los mirarán mal, se enojarán o se resentirán. Y solo consiguen comprometerse con cosas que odian o no les gustan, malgastando lo más importante que tienen en su vida: el tiempo.

El tiempo es tu vida. Porque nuestro tiempo en el mundo es limitado. Y debes ser dueño de tu vida. Tú decides, nadie más. Lamentablemente la mayoría de nosotros, inconcientemente nos volvemos esclavos de las situaciones y dejamos de ser dueños de nuestra vida. Aceptamos compromisos a los que no queremos ir. Nos emocionamos y prometemos más cosas de las que podemos manejar y entonces sentimos que no tenemos tiempo para nada. ¡Pero es obvio!

Una de las mejores estrategias para tener más tiempo es aprender a decir que no. Cuando Donald Trump invitó a Bill Gates a ser asesor científico de la Casa Blanca, Bill no tuvo reparos en negarse. 'No sería un buen uso de mi tiempo', contestó. Imagina si fuera como la mayoría de nosotros, que nos avergonzamos de rechazar la invitación y por puro compromiso o por el qué diran aceptamos. Si se fuera comprometiendo con todo mundo no sería millonario.

¿Pero como saber a qué comprometerte y a qué no? Para eso están las raices de las que hablamos al inicio.

6. Identifica a tus ladrones del tiempo

¿Qué cosas te roban el tiempo? ¿Redes sociales? ¿Conversaciones intrascendentes? ¿Reuniones improductivas? Recuerda: te están robando. Si alguien te sacara dinero del bolsillo no estarías muy contento. ¿Por qué permites a los ladrones del tiempo en tu vida entonces?

Todos tenemos ese amigo / compañero de oficina que siempre nos busca para conversar de cosas sin importancia, ¡Nos está robando! ¡Cada momento que desperdicias en cosas sin valor te está robando! Quiero que hagas una lista de las cosas en las que pierdes tiempo y repitas en voz alta: ¡Estas cosas me están robando!

Una vez que tengas tu lista de ladrones del tiempo podrás empezar a disminuirlos y si es posible desterrarlos.

¿Como identificar qué cosas me roban tiempo? Nuevamente volviendo a las raices. Una vez fui a un evento con un amigo. El evento fue mal organizado y no cumplía con las expectativas. Mi amigo sintió que era una pérdida de tiempo porque dejó de salir con su familia por ir (y tenía toda la razón). Yo en cambio había reservado el tiempo para el evento, era conciente de que fue malo pero mi objetivo nunca fue el evento sino conocer personas, así que para mí fue un tiempo bien invertido. La moraleja de esta historia es que los ladrones del tiempo son relativos, dependen de tus objetivos y prioridades. Por eso debes tenerlas bien identificadas.

7. Identifica tu tarea más importante del día

Finalmente, la gestión del tiempo se vive en el día a día. Cada día es una nueva oportunidad para aprovecharlo mejor. El pasado no puede cambiarse, solo puedes aprender de él. Así que cada día debes identificar tu tarea más importante. Esa que te acerca a tus objetivos, esa que te hará sentir realmente productivo. Te pongo un ejemplo: hace unas semanas salí de viaje con mi familia pero no podía desconectarme de mi trabajo así que compaginar la empresa y las vacaciones de los niños fue complicado, por ejemplo en la cena estaba con la computadora avanzado pendientes. Sin embargo un día me dije: mi tarea más importante para mañana será disfrutar en familia de este viaje. Eso implicaba dejar muchas cosas listas y recuperar las tareas no avanzadas un día después. Eso hice, planifiqué todo y disfruté de un día completo con mi familia. Sin estrés, sin preocuparme de que nada explote. Al día siguiente mientras mis hijos estaban en la piscina yo estaba recuperando las tareas que no hice el dia anterior pero tranquilo, porque era parte del plan. No estaba perdiéndome de nada. Si no hubiera identificado mi tarea más importante del día habría pasado todo el viaje picoteando entre mi trabajo y mi familia sin rendir en ninguno de los dos. Estresado, y con la cabeza revuelta.

Si sientes que hay dos o tres tareas de suma importancia en el día debes tomarte un tiempo y reflexionar cual es la más importante de las tres, cual la segunda y cual la tercera. Y empezar de mayor a menor prioridad. Haz esto cada día y sentirás que el tiempo te rinde para muchas cosas más.

Disfruta el viaje

Tener la teoría no sive de nada si no la llevas a la práctica, y estos consejos te servirán en tanto los apliques a tu día a día con una actitud de mejora constante. El tiempo no puede controlarse ni administrarse, así que lo que llamamos gestión del tiempo en realidad es una definición clara de las prioridades junto a un sistema de organización que nos acerquen a nuestros objetivos. El tiempo cuenta cuando nuestras metas se cumplen. Bienvenido a este viaje de hacer que cada día cuente.