En 1957, Cyril Northcote Parkinson enunció su famosa ley conocida como Ley de Parkinson. Aunque en realidad son tres es la primera la que ha tenido mayor trascendencia:
- El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible para realizarlo.
- Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
- El tiempo dedicado a cualquier tema en agenda es inversamente proporcional a su importancia.
Estas leyes van dirigidas principalmente a entornos burocráticos (como los gobiernos) pero bien pueden aplicarse a cualquier empresa. Cuando conocí esa ley me pregunté si en EDteam lo estábamos haciendo: ¿de veras gastamos todo el tiempo disponible para una tarea? ¿si damos un mes de plazo gastaremos un mes y si damos una semana gastaremos una semana así la tarea sea la misma? Empecé a revisar nuestros patrones de trabajo y noté que era cierto. No se trata de ser responsable u organizado, se trata de que si hay tiempo pasa una de dos: o procrastinamos o le agregamos complejidad innecesaria al proyecto hasta que, como dice la Ley de Parkinson, consumimos todo el tiempo.
La semana laboral de 5 días es un ejemplo. No tiene ninguna razón de ser, no hay evidencia científica de que se deba trabajar 5 días a la semana y descansar el fin de semana (en algunas empresas se trabaja 6 días o 5 y medio), es tan solo una costumbre que vamos pasando de generación en generación tan solo porque es lo que conocemos. Así que la semana laboral de 5 días era un escenario perfecto para probar si la Ley de Parkinson era real: si el trabajo se expande hasta llenar los 5 días, ¿podríamos trabajar 4 días y medio y obtener los mismos resultados? Lo aplicamos durante 2021 ¡y funcionó!
No se trataba de cambiar de 5 días a 4 o 3 ya que sería un cambio tan extremo que podría ocasionar caos en la empresa. Sino de irnos temprano los viernes para conseguir el efecto vacaciones: dejar todo listo antes de irte para que no haya nada que te remuerda la conciencia mientras estás descansado lejos del trabajo. Eso requiere organizarse mejor, eliminar los tiempos perdidos en reuniones innecesarias, resolviendo problemas que pueden evitarse planificando mejor, mejorando los procesos, etc. Así que la semana laboral de cuatro días y medio era en parte un beneficio para el equipo (más tiempo libre) y en parte un reto para organizarse mejor sin reducir su productividad. Repito: ¡funcionó! A varias personas les costó el cambio y algunos no lograron adaptarse pero para la gran mayoría fue un cambio de mentalidad increíble y positivo.
¿Y una semana laboral de 4 días?
Cuando leí Aquí no hay reglas (la historia de Netflix) tuve la misma epifanía que cuando conocí la Ley de Parkinson: ¿podría funcionar en EDteam? Para ponernos en contexto, Reed Hastings, fundador y CEO de Netflix cuenta en el libro que ellos no tienen un horario de trabajo y tampoco días laborales: un empleado puede irse de vacaciones cuando quiera, puede trabajar el día y a la hora que quiera y lo que se miden son los resultados, no las horas o días (la empresa espera que los empleados tengan el criterio para no descuidar los resultados). Por supuesto, se necesita una cultura muy sólida y una madurez muy grande en los procesos para llegar a ese nivel y soy consciente que en EDteam no estamos a ese nivel aún (lo estaremos pronto). Así que me planteé el siguiente reto: si logramos cumplir con las semanas de cuatro días y medio, ¿por qué no pasamos a la semana de cuatro días? Podría ser un paso intermedio antes de llegar a la cultura Netflix.
Así que ese es el reto de 2022: la semana laboral de cuatro días. Esto representa ir contra corriente, pero es un proyecto que lleva casi dos años gestándose, no es una ocurrencia de una noche. Obviamente, el reto es no reducir la productividad. Trabajar menos horas pero conseguir los mismos resultados.
El plan para conseguirlo se basa en 9 principios (que demuestran de paso que no es una ocurrencia sino algo pensando muy a fondo por mucho tiempo):
- Reducir el desperdicio de tiempo. Evitar reuniones innecesarias, mala comunicación, impuntualidad, etc.
- Automatización. Las aplicaciones actuales permiten automatizar muchas tareas para que se realicen solas.
- Mejoras en los procesos. Documentar todos los procesos, eliminar los pasos innecesarios, aplicarles mejora continua y definir protocolos para reducir la incertidumbre.
- Gestión de la información. Uno de los mayores ladrones del tiempo es no tener a la mano la información que necesitamos para realizar una tarea.
- Priorizar. La mejor manera de que el tiempo te alcance es saber qué debes hacer y qué no. Así te enfocas en lo verdaderamente importante.
- Aprendizaje permanente. Trabajar sin aprender es como cortar un árbol con un hacha sin filo, pedalear a lo bruto una bicicleta con las llantas desinfladas.
- Supervisión. Se debe supervisar con frecuencia los avances en los objetivos y estos deben estar a la vista de todo el equipo.
- Medición. Debe medirse todo para identificar qué aspectos pueden mejorar o qué proyectos dieron mejores resultados. Lo que no se mide no se mejora.
- Cultura. Debemos reforzar la cultura de EDteam en la toma de decisiones, en la definición de objetivos, al contratar personal, al ascenderlos y en el trabajo diario. La cultura alinea a todo el equipo sin fricciones. Donde un reglamento te dice qué debes hacer, la cultura hace que quieras hacerlo.
¿Será EDteam la primera plataforma de educación online en aplicar efectivamente la semana laboral de cuatro días? ¿Funcionará? Estoy 100% convencido que sí. Si eres parte de nuestro equipo esto es para ti, para que trabajes 4 días y descanses 3, para que equilibres tu vida y tus proyectos junto con tu trabajo en EDteam, para que seas más feliz, crezcas profesionalmente y aprendas por ti mismo el valor de priorizar y trabajar de forma inteligente. Y si aún no eres parte de nuestro equipo espero que pronto podamos contar con tu talento en EDteam.