Toda empresa se enfrenta a dilemas, pero sin duda el más frecuente trata sobre las "soluciones". La cuestión consiste en saber identificar cuáles soluciones pueden ser construidas por ellos (y que sea viable) y cuáles pueden ser compradas por fuera.
El uso correcto de herramientas, aplicaciones y programas puede lograr que una empresa sea altamente productiva. No solo eso, también mantiene motivado al equipo de trabajo, haciendo que este logre resultados cada vez mejores.
La esencia de EDteam está en el trabajo remoto, si quieres conocer cuáles son las herramientas que usamos en cada una de nuestras áreas, continúa leyendo.
¿Cuáles son las herramientas que pueden mejorar la productividad de tu empresa?
Escoger las herramientas adecuadas para el trabajo remoto y el logro de metas, no es secreto, es un reto. A continuación te mostraré una lista de las herramientas gratuitas que puedes probar sin importar el tamaño de tu empresa.
Recuerda, todas las herramientas tienen una capa gratuita, una vez las pruebes y, si es la adecuada, puedes comenzar a pagarlas. Prepárate para hacer mucho más productivo tu trabajo o proyecto, pues te diré cuáles son las herramientas que usamos en EDteam y que, gracias a ellas, logramos trabajar en armonía.
Slack: Comunicación
La comunicación es fundamental, sobre todo para esas empresas, como EDteam, cuyo equipo está repartido a lo largo de varios países.
Para disminuir la distancia y evitar cualquier inconveniente, usamos Slack: un chat grupal que puedes separar por canales y, así, mantener todo ordenado. Puedes crear canales de marketing, gestión, coordinación, ventas y mucho más.
Si en tu equipo alguna vez tomaron una decisión y necesitas repasar ese acontecimiento, Slack te permite viajar en el tiempo y revisar los historiales de conversación de, incluso, hace un año.
No obstante, aunque Slack es una excelente opción, no es la única, otra herramienta que puede estar al mismo nivel que esta es Microsoft Teams. Cuenta, además, con dos funciones que la hacen muy especial: la primera, se integra con las ya conocidas herramientas de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.) y, la segunda, sus excelentes videollamadas.
Asana: Gestión de tareas
Además de la comunicación, gestionar las actividades de tu equipo es igual de importante. Debes saber en qué trabaja cada miembro y poder medir los avances de cada tarea. En este caso, nosotros usamos Asana.
Si has estado asignando tareas por medio del correo, por Slack o por WhatsApp, ¡Detente! Necesitas una herramienta específicamente para gestionar las tareas del equipo, la fecha de entrega y los avances.
Asana te permitirá crear equipos parecidos a los canales de Slack. Podrás crear equipos de marketing, otro de diseño, otro de copywriting y más. De esa forma tendrás organizado todos los proyectos en los que va trabajando tu equipo.
¿Algo maravilloso de Asana? Puedes asignar una misma tarea a varios equipos. Es decir, si tu nuevo proyecto involucra a los equipos de marketing, desarrollo y experiencia de usuario, estos pueden compartir tareas entre sí aunque sean de equipos distintos.
Y para que no tengas tus proyectos desordenados también tienes la posibilidad de crear portafolios y tener una vista panorámica de todos estos.
Además de Asana, existen otros administradores de tareas como Trello, Monday y Jira que puedan servirte igualmente.
Notion: Documentación
La documentación es importante. Imagina, ya organizaste la comunicación y la gestión de tareas, pero ¿dónde guardas toda la información? Nosotros usamos Notion, pues nos es de gran ayuda a la hora de centralizar la información y contar con una fuente de verdad.
Gracias a la fuente de verdad, cada miembro del equipo puede estar sincronizado, pues maneja la misma información que todos. Notion te permite manejar y combinar el poder de una base de datos y los documentos tipo Word.
En Notion puedes almacenar grandes cantidades de información que puedes reutilizar en cualquier momento y también tienes la posibilidad de crear manuales.
¿Qué puedes usar para reemplazar Notion? Existe Coda y tiene un par de funciones extra que Notion no tiene, sin embargo, es un poco más costosa y, por otra parte, está Confluence de Atlasian más útil para documentación interna.
Google Meet: Videoconferencias
Una de las partes más importantes de las empresas son sus reuniones, cuando hablamos de trabajo remoto una de sus actividades principales son las videoconferencias. Aquí, en EDteam, usamos Google Meet.
Aunque resulten mejores otras opciones tales como Microsoft Teams o Zoom, Google Meet es parte de la suite ofimática que ofrece Google y que también usamos, así que ¿por qué no? Google Meet es, además, una herramienta gratis. Si tienes una cuenta en Gmail puedes usar Google Meet y puedes usarla directamente desde el navegador sin tener que instalar nada.
Miro: Diagramación
Este proceso va de lo micro a lo macro, estaríamos hablando del esquema más sencillo hasta un diagrama de flujo que permitan entender un proceso complejo. Tan solo imagina, con la ayuda de un buen diagrama puedes organizar las áreas de tu negocio, crear estrategias, incluso, diseñar diagramas de metodologías ágiles.
¿Qué te aconsejo? Que, aunque sea posible, una herramienta de diseño como Illustrator no esté entre tus opciones, pues no todos sabrán usarla y tomará tiempo que pudiese aprovecharse mejor.
En EDteam usamos Miro, una pizarra infinita que permite que varias personas en tiempo real se reúnan y colaboren, aporten ideas, hagan presentaciones y más. No solo eso, Miro también cuenta con chat integrado y videoconferencias.
Desde luego existen otras opciones tales como Whimsical, Lucidchart, Mural y las hemos probado todas. Sin embargo, Miro es quien más ha contribuido en el éxito de nuestras tareas.
Figma: Diseño
Entre la lista de cosas indispensables está una herramienta para el diseño. No importa qué sea: un simple logo hasta algo más complejo.
Sí, existen herramientas como Affinity Designer o Illustrator, pero, en nuestra experiencia, Figma ha marcado un antes y un después en nuestro flujo de trabajo. ¿Por qué? Figma le permite a cada miembro del equipo trabajar en simultáneo, pudiendo editar y comentar.
¿Por qué no te recomendaríamos usar Illustrator? Porque, a la hora de colaborar, compartir o editar, es disfuncional. Nadie puede ver o editar el diseño hasta que el otro lo saque de su ordenador y todos sabemos los inconvenientes que pueden ocurrir.
Google Analytics y Hotjar: Crecimiento
El crecimiento de tu proyecto o emprendimiento es fundamental. En nuestro caso, lo hemos logrado con Google Analytics.
Esta herramienta es, simplemente, excelente para monitorear el tráfico en tus redes y sitio web.
Con ella sabrás cuántas personas visitan tu sitio, en qué horarios, su nacionalidad, cuáles páginas internas obtienen más vistas. Incluso, sabrás de dónde llegaron estos usuarios: ya sea que te han buscado, a través de una red social o si recibieron un correo y mucho más.
¿Realmente necesitas Google Analytics? La respuesta es SÍ. Gracias a ella tendrás en tus manos los datos que te permitirán avanzar con determinación en tu negocio.
Por otra parte, Hotjar es otra herramienta de la que puedes echar mano en lo que se refiere a análisis de datos que mapee con calor los comportamientos de los usuarios. Es decir, rastrea dónde cliquean más.
También, podrás grabar de forma completamente anónima, los sitios por donde se mueven los usuarios. De ese modo comprobarás cómo perciben tu página.
Con ella sabrás tomar las decisiones correctas respecto a los cambios en tu sitio web.
Zoho y Sendinblue: Marketing
Otra herramienta que tenemos para presentarte y con la que podrás planificar y monitorear tus publicaciones es Zoho.
Zoho es una empresa india que cuenta con una suite de herramientas enorme para las empresas. Cuenta con su propia versión del Microsoft Office, también con aplicaciones para e-mail marketing, encuestas, facturación, CRM y más.
¿Lo mejor? Sus herramientas, al menos una buena parte, son personalizables.
En este sentido, continuando con la idea del Marketing, también usamos Sendinblue, una herramienta de E-mail Marketing.
¿Qué te permite hacer? Comunicarte con tu público a través de email, enviarles mensajes de valor y crear una relación de confianza que, al final del día, termine en una comunidad o de compra-venta.
Help Scout: Servicio al cliente
Existen dos tipos de empresas: las que se preocupan por sus clientes y los ponen en primer lugar y las que los hacen a un lado.
Si tu meta es atender correctamente a tus clientes, Help Scout es una muy buena herramienta.
Al principio no está mal que atiendas a tus clientes desde el correo, es factible. Sin embargo, una vez comiences a crecer y tu clientela aumente será más difícil hacer un seguimiento.
Help Scout evita todo esto permitiendo tener un correo electrónico compartido entre los miembros de tu equipo. A través de este podrás hacer seguimiento a cada caso, así como también revisar su historial.
Zapier: Integración
Ahora, para cerrar, necesitas integración entre tus herramientas. Es cierto que ahora tienes cómo organizar la información, pero es un caos de aplicaciones y saltas de un lugar a otro.
Para eso está Zapier, la cual nos fascina y, mejor aún, nos ahorra mucho tiempo. Es programable, permitiéndonos que dos aplicaciones se unan y compartan información.
Ahora que conoces las herramientas que necesitas para estar un paso más cerca del éxito necesitas saber cómo disciplinarte en el trabajo remoto. Conoce nuestro curso Trabajo Remoto y aprende a dirigir y a trabajar desde cualquier parte del mundo.
Y si quieres aprender aún más sobre las las aplicaciones que ayudarían a toda empresa (incluso a ti mismo) en su productividad y éxito, entonces este vídeo te será de gran ayuda.
