EDteam es una empresa con más de 4 años trabajando de forma 100% remota con un equipo distribuido en 8 países, a lo largo de estos años hemos vivido un sin fin de experiencias.
Muchos de los usuarios que nos siguen desde hace poco probablemente no sepan que EDteam inició de forma muy particular. Tuvo que pasar más de 1 año para que nuestro equipo llegara a tener una reunión presencial, fue todo un reto y te lo contaremos en este artículo.
Así comenzó nuestra historia
Como comentamos antes, nuestros socios llegaron a conocerse en persona más de un año después de trabajar remotamente. La gente sorprendida nos decía ¡Wow! ¿Cómo es posible que ustedes crearon una empresa sin conocerse.
Durante este tiempo hemos aprendido muchas cosas sobre el trabajo remoto, hemos tenido que corregir nuestros propios errores para ser más eficientes, hemos visto muchos problemas, muchas adversidades pero a la vez muchas ventajas del trabajo remoto.
Hoy muchas empresas están siendo obligados por las circunstancias, a convertirse en remotas, a cambiar sus estructuras y sus procesos, esto es muy complicado. En este post les contaremos tips y consejos para convertirse en remotos, no lo sabemos todo, pero de hecho que sabemos bastantes cosas que nos han pasado en estos años y que es seguramente te pueden ayudar a dar ese salto a convertirte en una empresa remota, o en un trabajador remoto.
Este post va tanto a emprendedores, empresarios, managers, como a empleados que tienen que volverse remotos de un momento a otro. Tal vez para ellos la oficina era su momento de escapar del bullicio familiar, de todo el lío familiar y ahora tienen que estar en casa, con el hijo llorando, con los pañales y te preguntas: ¿cómo le hago? es un gran reto.
🚀 Comencemos
🎯 ¿Cuál es tu por qué? ¿Cuál es tu misión? ¿Cuál es la misión de tu empresa?
¿Qué hace que tus empleados se levanten de la cama todo los días y vayan a trabajar? ¿Su sueldo? si es su sueldo estás en problemas, no va a funcionar.
Las personas suelen decir: ¿Cómo puedo saber si mi personal va a trabajar si está en su casa? No los puedo vigilar. Si el rendimiento de tus empleados depende de que tú los vigiles, tu empresa está mal, son adultos, son profesionales. ¿Por qué tendrías que vigilarlos? Debes comenzar con una misión con la que todo tu equipo se identifique y trabaje porque creen en esa misión, no por un salario.
La misión de EDteam
Darle a las personas el poder para alcanzar sus sueños a través de educación de calidad.
La educación de calidad es como un super poder que te hace alcanzar tus sueños y nosotros tenemos como misión darte ese poder, cuando una persona alcanza sus sueños, consigue un gran trabajo, mejora su calidad de vida, alcanza una meta que tenía gracias a los cursos de EDteam y nuestro equipo se siente más que realizado.
¿Cuál es la misión de tu empresa?
🙍♂️ El liderazgo
Tiene que haber un líder que unifique al equipo, un líder que sea consecuente con la misión de la empresa. Imagina un escenario en que la misión sea: Reducir el consumo de carne, porque es un restaurante vegano y encuentran al líder en un McDonald’s. El líder pierde consecuencia, pierde coherencia, pierde el respeto de su equipo.
Un líder tiene que motivar al equipo, tiene que saber tomar las decisiones correctas en los momentos difíciles. Por ejemplo, en estos momentos atravesamos situaciones complejas y hay que tomar decisiones por más difíciles que sean. Un líder tiene que darle seguridad a su equipo, un líder es una persona que vive en un mundo inseguro para que su equipo sienta que el mundo es seguro.
No basta solo con tener una misión, porque seria como tener solo letras en una pared, tiene que haber alguien que lidere, si no hay alguien que lidere es una empresa descabezada.
Hay un libro que se llama: Empieza por el porqué de Simon Sinek que te explica como las empresas más grandes han logrado sus objetivos definiendo su porque.
💙 La cultura
Lamentablemente muchas empresas no tienen una cultura, tienen reglamentos. Por ejemplo: De lunes a jueves se viene con camisa y corbata, los viernes puedes venir con Jean y sin corbata. La cultura a diferencia de las reglas motivan al equipo. Las reglas obligan a la gente a hacer ciertas cosas que posiblemente no les gusta.
El ejemplo más claro son los espartanos versus los persas. ¿Recuerdas la película 300?, los espartanos tenían una misión, ellos podían morir por su misión. Los persas no, los persas solo eran un montón de gente comprada, un ejército comprado que estaba ahí solamente por dinero mientras que en el lado de los espartanos se encontraba Leónidas que era el rey de los espartanos quien podía morir primero por su equipo, esa es una gran diferencia.
Hazte esta pregunta: ¿Qué quieres en tu equipo? ¿Un equipo de espartanos o un equipo de persas?
Preocúpate en crear confianza porque una persona que no se identifica con tu causa, al momento de enviarla a hacer trabajo remoto o teletrabajo, simplemente no lo hará o su rendimiento será muy bajo.
📓 Quita la burocracia
¡Quita la burocracia! No seas como el Estado. Si uno de tus funcionarios necesita un permiso para ir a consulta médica, llena 5 formularios, preséntalo en la ventanilla 2 y no olvides los sellos de los 5 jefes superiores. ¿Por qué hacer eso? ¿Es necesario? Es más una perdida de tiempo.
💪 Aumenta la motivación en tu equipo
Hay un libro que se llama Oprime refrescar de Satya Nadella donde él cuenta cómo transformó toda la cultura de Microsoft, para transformar a Microsoft de un equipo desmotivado a un equipo completamente motivado que quería comerse el mundo.
¿Recuerdas cuando Alemania derrotó a Brasil por 7 a 1? Brasil estaba desmotivado, la moral por los pisos. Si Alemania se lo hubiese propuesto podía encajarle más goles porque Brasil ya no tenía moral.
Muchos equipos en muchas empresas son como Brasil. El jefe les dice: ¡Yo te pago para obedecer no te pago para pensar! Esas frases son asesinas de la iniciativa. Esas frases desmoralizan. Son como el gol 7 de Alemania a Brasil. Tienes que preocuparte por las personas, tienes que dejarlas respirar. Tienes que darles retos para que ellos demuestren que pueden ir más allá de lo que tú les dices que hagan.
Al inicio obviamente cuando una persona recién se integra al equipo, hay que estar detrás haciendo coaching y mentoría para que se integre bien al equipo para dejarlo volar solo.
Contrata basado en tu cultura, si no lo haces va a entrar gente que solamente busca un empleo o busca un sueldo. No está mal buscar un sueldo, pero esa persona tal vez no está motivada para trabajar en tu equipo, tal vez es una persona que si tú le regalas una polera con el logo de la empresa no se la ponga nunca, quizá se la ponga en el trabajo, porque tiene que cumplir pero no más.
📢 La comunicación
Comunícate de una forma clara y sin ambigüedades. En la comunicación en persona puedes ver el gesto. Si están siendo sarcásticos, están haciendo un chiste o es una bromita en confianza. Pero en el trabajo remoto cuando escribes un texto la gente no ve tu expresión y no sabe si es broma. Tu comunicación, debe ser muy clara, debes ser muy específico en las tareas que asignas, en las cosas que dices.
Para esto hay un libro que se llama Cómo ganar amigos e influir sobre las personas de Dale Carnegie, excelente y súper recomendado para aprender a comunicarte bien con tus compañeros de trabajo e incluso con tu familia.
💼 Trabajo síncrono versus trabajo asíncrono
El trabajo síncrono es una interrupción, como una llamada de teléfono. Cuando alguien te llama y después de colgar dices "¿Qué estaba haciendo?" Volver a concentrarte después de esa llamada es muy difícil.
Si haces un trabajo síncrono vas a vivir interrumpiendo a todo el mundo. Es como cuando estás trabajando y viene el compañero a tocarte el hombro con el dedo: ¿Oye me puedes ayudar? y esta escena se repite todo el día. ¿En qué momento te concentras y haces tus tareas?
Debes trabajar de forma asíncrona, la forma asíncrona es como un correo electrónico, tu mandas el correo y la persona no está obligada a contestar al instante te pueden contestar horas después o al día siguiente. Así trabajamos en EDteam, asignamos una tarea y le ponemos una fecha límite. La persona encargada sabe que dentro de ese tiempo tiene que contestar y realizar la tarea o reasignar a la persona más adecuada si es que no le corresponde. Así no sobrecargamos a la gente.
Para esto hay un libro llamado Rework que cuenta toda esta estructura de trabajo asíncrono porque ellos son una empresa 100% remota, en español se llama Reinicia.
💺 Crea un entorno saludable
Acondiciona un espacio de trabajo, cómprate una silla, un escritorio y habla con tu familia, diles que este será tu espacio, que no deben molestarte. Probablemente te toque trabajar usando audífonos y explicarle a tu familia más de una vez que estás trabajando, pero poco a poco comprenderán.
Así como creamos una cultura en la empresa, también hay que crear una cultura en casa y para esto hay un libro que se llama: La semana laboral de 4 horas donde te explica cómo ir transformando tus hábitos para cada vez trabajar menos, sin dejar de producir. Básicamente se trata de trabajo remoto e incluso te da técnicas para convencer a tu jefe de que hagas trabajo remoto.
🛠 Las herramientas
El trabajo remoto se trata de personas no de herramientas. Si instalas Slack (un chat corporativo) te aseguro que te vas a volver menos productivo que antes si su uso no está bien direccionado.
Hay muchas herramientas que puedes usar, pero te recomendamos buscar las siguientes categorías.
1. 💬 Chat productivo
Una herramienta para comunicación sin correo electrónico, es decir un chat corporativo. Los principales son Slack y Microsoft Teams.
2. ✔ Gestor de tareas
Como herramientas de gestión de tareas, tienes a Asana que es la que usamos en EDteam, tienes también Trello, Jira, Wrike, Microsoft Project sí aún eres de la vieja escuela.
2. 📑 Documentación
Luego necesitas una herramienta para tener toda la documentación. Por ejemplo cuando contratas un nuevo miembro, hay que explicarle cómo funciona el equipo, cuál es el organigrama, a quién pedirle ciertas cosas, etc. Necesitas un lugar donde esté registrado. Lo más básico es usar Google Docs o usar **Microsoft** Word pero no te lo recomendamos.
En EDteam usamos Notion, pero también tienes la opción de Confluence. Tienes también GitHub Pages donde puedes hacer una página para tener una documentación.
3. 📹 Gestor de videoconferencias
Necesitarás una herramienta de videoconferencias para hacer reuniones. Tienes a Zoom que es uno de los mejores del mercado, pero tal vez tú tienes una licencia de Office 365 que ya trae Skype, entonces puedes usar Skype.
Por otro lado si tienes la suite de Google, entonces trae Google Meet para no pagar Zoom ya dependerá de ti.
4. ⌨ Herramientas de ofimática
Las herramientas de ofimática por excelencia son Google y Microsoft. Google Docs y Office 365, y por ahí cerca está Zoho que también es una muy buena alternativa, menos conocida pero una muy buena opción si quieres probarla.
Recapitulando, necesitas:
- Una herramienta de chat corporativo
- Una herramienta de almacenamiento de archivos
- Una herramienta para gestión de tareas
- Una herramienta para videoconferencias
- Una herramienta de ofimática.
Con estas cinco herramientas funcionas en remoto, todo lo demás es cultura.
🎓 Cursos recomendados
Por último nos gustaría invitarte a ver el curso Scrum desde cero, que si bien es cierto que se aplica mucho a nivel presencial, se pueden aplicar las técnicas de Scrum en un entorno remoto.
También puedes tomar el curso de Desarrollo personal porque va a significar un cambio de paradigma grande en tu vida.
Y por último el curso de Trabajo remoto que estamos preparando en EDteam y que estará disponible desde el 23 de marzo.
Si quieres saber cómo hacer trabajo remoto de calidad, o cómo construir una cultura de trabajo en la cual nadie te tenga que respirar en los hombros. Este es el curso que te ayudará a construir una empresa exitosa y acceder a talento de todo el mundo.
Nos vemos en un próximo artículo, chau 👋.