Trabajo remoto ¿Cómo creamos una empresa sin oficinas?

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Quienes se plantean crear o trabajar en una empresa remota generalmente tienen estas 3 dudas: Ventajas, retos y herramientas, por lo cual, nos enfocaremos en estos temas y así te darás una idea de cómo manejar o trabajar un equipo así.

Ventajas

En cuanto a ventajas se te pueden ocurrir bastantes pero a continuación te daremos las más importantes, tanto para empresas como para trabajadores:

Empresa

- Reducción de costos: En una empresa clásica hay costos ocultos por tener un colaborador (empleado) en una oficina (luz, espacio, agua, equipos, etc)
- Talento: Puedes acceder a talento de cualquier lugar del mundo, en una empresa presencial se limita a empleados regionales, si quieren tener algún extranjero debes pagar mucho (traslado, vivienda, etc)

Empleados

- Transporte: Te evitas trancones (trafico), ahorra tiempo y dinero. El dinero del transporte no es lo principal, lo realmente importante son las 2 o 4 horas de tiempo que pierdes en transporte ¿Cuánto valen esas horas para ti?
- La alimentación: Comer por fuera ufff, no hay nada mejor que comer en la casa y no tener que empacar y recalentar en la oficina, vas a comer mucho mejor y vas a ahorrar dinero.
- Calidad de vida: El mayor beneficio es tener vida (tu familia, coordinar tu tiempo, puedes hacer otras cosas, puedes viajar y seguir trabajando).

Retos de una Startup en el trabajo remoto

Los primeros años de una Startup no hay un equilibrio, debe aguantar para darse a conocer y salir adelante, por eso muchas buscan financiación, EDteam ha logrado subsistir debido a que no tiene gastos de oficina.

- Coordinación: El reto más importante es encontrar a la gente adecuada que coordine con el equipo, las habilidades, experiencia y conocimientos son importantes, pero para el trabajo remoto, es muy importante que consigas personas que se acoplen rápidamente al equipo y puedan coordinar fluidamente.
- Gestión: Se deben asignar bien las funciones, no se pueden desperdiciar recursos, se trazan objetivos claros con fechas estimadas, se debe trabajar sobre objetivos. Si el objetivo no se cumple es fácil identificar por qué no se cumplió (el proceso, la persona, la gestión, etc). Para esto deben existir líderes de equipo porque son los que responden y coordinan.
- Identificar vagos: No se puede saber en realidad, no sabemos el futuro, en EDteam hay personas que no duran ni un día, si no está haciendo lo que se pide y no hay rendimiento ya se puede identificar, no miramos certificados miramos resultados.

Presencial Vs remoto

1. En un trabajo presencial el jefe te dice, necesito una tarea para mañana, el jefe se va y tú lo resuelves, es igual de forma remota.
2. Si necesitas ayuda de un compañero de trabajo, vas a la oficina de al lado, de forma remota lo haces por un chat.
3. De manera remota queda todo registrado, se puede hacer seguimiento, en un trabajo todo es por palabra y no queda el registro.
4. Tal vez te haga falta algo de contacto físico con tus compañeros de trabajo, pero a cambio tienes a tu familia (o tu perro o gato si vives sol@ 😅)
5. Al igual que una empresa física, una remota debe pagar impuestos y todo lo demás que exija el país en el que registraste la empresa, pero si no sabes, tienes que asesorarte.

Preguntas frecuentes

¿Todos los negocios se pueden adaptar de forma remota?

Hay algunos casos en que no, por ejemplo un guarda de seguridad no puede trabajar de forma remota, o en el caso de algunas empresas como las fábricas, siempre deben haber operarios, lo que sí se puede hacer es dividir la empresa, una parte física y otra remota.

¿Prestaciones sociales?

Normalmente las empresas remotas contratan por prestación de servicios (freelance) (como independiente) debes saber hacer la negociación del sueldo, ten en cuenta: Comida, servicios, salud, pensión, cesantías, etc.

Herramientas para trabajo remoto

Para el trabajo remoto las herramientas son obligatorias, se puede empezar de forma gratis, pero cuando creces si o si se debe pagar la versión premium, debido a que has crecido y lo requieres, si esto sucede quiere decir que vas progresando.

Herramientas que usamos en EDteam

Gestión
- Asana: Gestionar y asignar tareas (equivalente a las órdenes que te da un jefe, pero aquí todos ponemos tareas, hasta al jefe). Cualquier actividad puede estar en cualquier proyecto (Ejemplo: Marketing, con programación y diseño)
- Slack: Comunicación, es como nuestra oficina
- Notion: Todos los procesos deben estar documentados, manuales de trabajo, registro de publicaciones, artículos para el blog, etc. Con esta herramienta hacemos todo eso.
- Google Meet: Para las reuniones (pero es empresarial), otras opciones (hungouts, Skype y Zoom) En las reuniones ya casi no encendemos las cámaras (tal vez todos trabajamos en pijama 🤣)

Marketing
- Zoho social: Redes sociales y analíticas
- Help Scout: Soporte al cliente (Por costos)
- Sendinblue: Mail marketing (No es la herramienta perfecta pero funciona y tiene un buen soporte al cliente)

Diseño
- Figma: Para lo que requerimos es suficiente, y la ventaja es que hay un lugar centralizado con un único archivo, todo el equipo tiene acceso a los archivos.

¿Correo?
En nuestro caso no se usa para comunicación interna, no es necesaria debido a las herramientas de comunicación (Slack, Meet, Asana), sólo para comunicación externa (Ejemplo: Invitados)

Conclusiones

Hay que saber gestionar las herramientas, hay que aprender a “sacarles el jugo” aprovéchalas.

Hay que cambiar el chip, quitarte el miedo, debes aprender a gestionar e identificar rápidamente a las personas que sirven y a las que no.
Lo más importante para que un equipo funcione, es la cultura, que todos crean en lo mismo y tengan el mismo objetivo, hay que tener un por qué.
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